Zaliczki wpłacane do wspólnoty mieszkaniowej – czy stanowią koszt podatkowy?

Właściciele lokali użytkowych otrzymują od wspólnot mieszkaniowych faktury dokumentujące m.in. wydatki na media, koszty zarządu czy wpłaty na fundusz remontowy. Choć na fakturze widnieją one jako „zaliczki”, w rozumieniu przepisów podatkowych należy je traktować jako definitywne należności za utrzymanie lokalu oraz zarządzanie nieruchomością wspólną.

Czym różnią się „zaliczki” do wspólnoty od klasycznych zaliczek?
Zaliczkę w sensie ogólnym cechuje możliwość jej zwrotu przed wykonaniem dostawy lub usługi. Tymczasem należności na rzecz wspólnot mieszkaniowych mają charakter ostateczny – są wymagalne w wyznaczonych terminach, a ewentualne różnice w wysokości kosztów ustalane są po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Z tego powodu można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Metoda rozliczeń w księdze przychodów i rozchodów

• Metoda uproszczona (kasowa): Zgodnie z art. 22 ust. 4 oraz ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (pdof), koszty potrąca się w dacie poniesienia, którą zazwyczaj jest dzień wystawienia faktury.
• Metoda memoriałowa: Tu stosuje się art. 22 ust. 5c ustawy o pdof. Jeśli koszty dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie można ustalić części przypadającej na dany rok, rozlicza się je proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą.

Ewentualne korekty kosztów
Po zakończeniu okresu rozliczeniowego może się okazać, że wysokość niektórych kosztów (np. mediów) różni się od prognoz. Wówczas wspólnota wystawia fakturę korygującą, a właściciel lokalu powinien wprowadzić stosowną korektę w księdze podatkowej (art. 22 ust. 7c ustawy o pdof), czyli zwiększyć bądź zmniejszyć koszty w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał korektę.

Opracowano na podstawie: Gazeta Podatkowa nr 8 (2196) z dnia 27.01.2025, str. 5 (Autor: Małgorzata Marek).