Limity płatności gotówką 2025 – praktyczny poradnik dla przedsiębiorcy

Gotówka wciąż króluje w rozliczeniach małych firm, ale od lat jej użycie w transakcjach B2B podlega ustawowemu ograniczeniu. Sprawdź, jakie limity obowiązują w 2025 r., kogo dotyczą i co grozi za ich przekroczenie.

---

1. Podstawa prawna i wysokość limitu

Limit określa art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2024 r. poz. 1730). W 2025 r. jednorazowa wartość transakcji między dwiema firmami nie może być opłacona gotówką, jeśli przekracza:

• 15 000 zł brutto – dla transakcji w złotych,
• równowartość 15 000 zł – dla transakcji walutowych (przeliczamy po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed płatnością).

Limit dotyczy całej wartości umowy, niezależnie od liczby rat czy zaliczek.

2. Kogo obejmuje limit?

Obowiązek stosowania limitu mają:

• jednoosobowe działalności gospodarcze (CEIDG),
• spółki prawa handlowego, fundacje i inne podmioty wpisane do KRS,
• wspólnicy spółek cywilnych,
• oddziały zagranicznych firm w Polsce.

Transakcje z osobą fizyczną (B2C) nie podlegają temu limitowi.

3. Co wliczamy do „jednorazowej wartości transakcji”?

To pełna kwota brutto wynikająca z jednej umowy – także wtedy, gdy:

• faktura jest opłacana w ratach,
• płacisz częściowo zaliczką, a częściowo przy odbiorze,
• wartość usługi rozbita jest na kilka dokumentów, ale wynika z jednego kontraktu.

4. Jak obejść limit legalnie? Stosuj formy bezgotówkowe rozliczenia transakcji.

Forma rozliczenia	Podlega limitowi 15 000 zł?	Skutek podatkowy
Rozliczenie gotówkowe	✅	Wydatek ponad limit nie stanowi KUP
Przelew bankowy / płatność online	❌	Wydatek pozostaje kosztem
Split payment (MPP)	❌	Pełna ochrona kosztu + brak sankcji VAT
Kompensata / potrącenie wierzytelności	❌	Nie traktuje się tego jako płatność – koszt zachowany
Barter / netting	❌	Koszt zachowany (brak przepływu gotówki)

5. Skutki przekroczenia limitu

Firma, która przekroczy limit transakcji gotówkowych, a zaliczy wydatek do kosztów uzyskania przychodów, może spodziewać się pewnych konsekwencji..

Jeżeli zapłacisz gotówką powyżej 15 000 zł:

• PIT/CIT – część zapłacona gotówką nie stanowi kosztu uzyskania przychodów; musisz obniżyć KUP albo zwiększyć przychody w miesiącu płatności.
• VAT – co do zasady bez dodatkowych sankcji (chyba że wystąpił obowiązkowy split payment).

6. Najczęstsze pytania (FAQ)

• Czy limit dotyczy zaliczek? Tak – liczy się łączna wartość umowy.
• Czy mogę podzielić fakturę na dwa dokumenty, by „zmieścić się” w limicie? Fiskus uzna to za obejście prawa, jeśli w rzeczywistości chodzi o jedną transakcję.
• A jeśli kontrahent to firma zagraniczna? Limit również obowiązuje – kwotę przeliczasz na PLN według średniego kursu NBP.

7. Podsumowanie i dobre praktyki

• Zawsze sprawdzaj łączną wartość kontraktu, zanim zapłacisz gotówką.
• Dokumentuj przelewy i split payment – to najlepsza ochrona kosztu.
• Przy transakcjach zagranicznych pamiętaj o kursie NBP.
• Edukuj pracowników finansowych i handlowców – unikniesz nieumyślnych błędów.

---

Potrzebujesz wsparcia?

Nie wiesz, czy Twoja płatność mieści się w limicie lub jak ująć wydatek w kosztach? Skontaktuj się z nami – doradzimy i przygotujemy bezpieczne procedury w Twojej firmie.

Biuro Rachunkowe Agnieszka Kwoska

ul. Konstantego Damrota 5, 44‑230 Czerwionka‑Leszczyny

☎ +48 500 095 558 | ✉ biuro@ksiegowosc‑kwoska.pl

 

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.