e-Doręczenia - poradnik przedsiębiorcy

e-Doręczenia dla przedsiębiorców – wszystko, co musisz wiedzieć!

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowy system e-Doręczeń, który stopniowo zastępuje tradycyjne listy polecone oraz ePUAP. Jest to elektroniczny system rejestrowanego doręczania dokumentów, zapewniający pełnoprawny odpowiednik tradycyjnej korespondencji poleconej z potwierdzeniem odbioru.

Czym są e-Doręczenia?

To elektroniczna usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie dokumentów między przedsiębiorcami oraz urzędami. Korzystając z e-Doręczeń, wszelkie dokumenty trafiają na skrzynkę elektroniczną, a potwierdzenie odbioru ma moc dokumentu urzędowego.

Jakie są korzyści z e-Doręczeń?

✅ Pełnoprawne potwierdzenie odbioru korespondencji,
✅ Oszczędność czasu – przesyłki są dostępne natychmiast,
✅ Bezpieczeństwo i poufność przesyłanych dokumentów,
✅ Łatwa weryfikacja daty i godziny wysłania oraz odbioru dokumentów,
✅ Oszczędność kosztów – brak opłat za przesyłki polecone.

Kto ma obowiązek założenia adresu do e-Doręczeń?

Od 1 stycznia 2025 roku adres do e-Doręczeń muszą posiadać:

• Wszystkie podmioty publiczne (w tym ZUS, KRUS, urzędy, samorządy),
• Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi),
• Przedsiębiorcy wpisani do KRS (od 1 kwietnia 2025 roku),
• Nowi przedsiębiorcy rejestrujący działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku.

Przedsiębiorcy wpisani wcześniej do CEIDG muszą założyć adres e-Doręczeń do 30 czerwca 2025 roku (przy pierwszej aktualizacji wpisu po tym terminie).

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Adres e-Doręczeń zakładasz przez stronę biznes.gov.pl, korzystając z darmowej usługi publicznego dostawcy (Poczta Polska S.A.) lub wybierając komercyjnego dostawcę e-Doręczeń. Oto szczegółowy proces zakładania adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl:

• Zaloguj się na Konto Przedsiębiorcy na stronie biznes.gov.pl.
• Wypełnij elektroniczny wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Do tego potrzebny będzie podpis elektroniczny (może to być podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany).
• Po złożeniu wniosku musisz poczekać na jego weryfikację i aktywację. Proces ten może potrwać kilka dni.
• Po zatwierdzeniu wniosku otrzymasz automatycznie dostęp do skrzynki e-Doręczeń na swoim Koncie Przedsiębiorcy.

Pamiętaj, że adres do e-Doręczeń pozostanie aktywny tak długo, jak firma będzie zarejestrowana w CEIDG lub KRS.

Czy mogę zmienić dane lub zrezygnować z adresu e-Doręczeń?

Tak. Jeśli zmienią się dane firmy, należy je zaktualizować w CEIDG lub KRS, a następnie za pośrednictwem Biznes.gov.pl zgłosić zmianę w adresie e-Doręczeń. Możliwe jest także wykreślenie adresu z Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Publiczny a niepubliczny dostawca e-Doręczeń

• 📮 Publiczny dostawca (obecnie Poczta Polska S.A.) – bezpłatne skrzynki dla firm w Koncie Przedsiębiorcy.
• 📨 Niepubliczni (komercyjni) dostawcy oferują płatne skrzynki e-Doręczeń.

Nowość: Załączniki do e-faktur

W ramach e-Doręczeń od IV kwartału 2025 roku dostępna będzie funkcjonalność umożliwiająca dołączanie załączników do e-faktur.

Podsumowanie

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie stopniowo obejmować coraz szerszy krąg przedsiębiorców. Warto jak najszybciej zapoznać się ze szczegółowymi regulacjami i przygotować swoją firmę do tej zmiany.

Potrzebujesz wsparcia przy wdrażaniu e-Doręczeń? Zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym – pomożemy Ci sprawnie przejść przez cały proces!

Więcej informacji na ten temat znajdziecie na stronie Ministerstwa Finansów - https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495